Nul besoin d'être à la tête d'un empire pour avoir la sensation d'être débordé et nous sommes nombreux à nous plaindre que les journées n'aient que 24 heures. C'est que, la plupart du temps, nous ne savons pas gérer notre temps. En respectant quelques règles essentielles, il est possible de l'aménager de façon à être à la fois plus efficace et moins stressé.
Etape 1 : faire le point
5 lois qui régissent notre emploi du temps
Les préalables à toute gestion du temps
Déterminer ses objectifs sur le plan professionnel aussi bien que personnel
Définir des priorités et débusquer les mangeurs de temps
Etape 2 : conseils et méthode
La gestion du temps au jour le jour
Apprendre à connaître ses biorythmes
Savoir déléguer
Etape 1 : faire le point
5 lois qui régissent notre emploi du temps
La loi de Laborit
" Pour assurer son équilibre biologique, l'homme est en quête perpétuelle du plaisir ! ". L'homme fait d'abord et surtout les choses qui lui plaisent ; la seule solution est de se faire violence et commencer par la tâche la plus pénible.
La loi de Murphy
" Si quelque chose peut aller de travers, le phénomène se produira, en particulier au cours d'une démonstration " ou encore " le pire est toujours certain ". En gros les choses prennent toujours plus de temps que l'on ne le pense. Alors il faut prévoir large…
La loi de Fraisse
Corollaire de la loi de monsieur Laborit : plus l'on prend de plaisir à une chose plus on y passe de temps. Alors il faut bien prendre garde à ne pas passer plus de temps que de nécessaire aux tâches qui vous font plaisir… et pas assez aux autres.
Loi de Parkinson
" Tout organisme, gouvernemental, industriel ou universitaire, dont l'effectif administratif atteint ou dépasse mille personnes, n'a besoin, pour se perpétuer, d'exercer nulle autre activité, d'employer nulle autre catégorie de personnel. " Ce n'est pas parce que l'on prend plus de temps à accomplir une tâche qu'elle sera mieux exécutée, alors fixez-vous des échéances.
La loi d'Illich
Notre efficacité n'est pas constante, au-delà d'un certain seuil, elle décroît et finit même par devenir négative. Il faut donc accepter de s'accorder des pauses, d'être conscient de ses limites et de ne pas s'acharner à tout prix quand la fatigue psychologique pointe.
Les préalables à toute gestion du temps
Commencez par dire stop au tourbillon dans lequel vous êtes entraîné et prenez, si ce n'est déjà fait, le temps de réfléchir à votre conception de la vie.
Qu'est-ce qui compte le plus dans la vie pour vous ?
Quelles sont les valeurs qui vous importent ?
Quel sens a pour vous le travail ?
Quelle place occupe-t-il dans votre existence actuelle ?
Quelle place souhaiteriez-vous qu'il occupe ?
De quelle importance à vos yeux est votre couple ?
Votre famille ?
Comment souhaiteriez-vous évoluer ?
Qu'est ce qui vous donnerait la sensation de progresser ? Sur le plan professionnel ? Sur le plan personnel ? Comment voyez-vous votre avenir ? Si vous faites, un jour, un bilan, à quoi saurez-vous que votre vie est réussie ?
Loin d'être du temps perdu, cette réflexion sur le sens de votre existence est primordiale. Elle doit vous conduire à définir le but de votre carrière aussi bien que vos buts personnels d'homme ou de femme.
Déterminez vos objectifs sur le plan professionnel aussi bien que personnel
Avoir des objectifs précis incite à l'action et permet de mobiliser, à la fois, ses forces conscientes et inconscientes. Faites-vous une représentation aussi concrète que possible des vôtres. Prévoyez des étapes à court et à moyen terme. Prenez également en compte les objectifs liés à votre fonction et les tâches qui lui sont inhérentes.
Définissez des priorités et débusquez les mangeurs de temps
Faites une liste de vos objectifs, aussi bien professionnels que personnels, en les hiérarchisant par ordre d'importance et en leur affectant à chacun un délai dans le temps. De cette façon, vous vous doterez d'une vue d'ensemble qui vous permettra de juger, au quotidien, de la pertinence de chacune de vos activités et de son importance.
Débusquez " les mangeurs de temps " en identifiant les facteurs qui, actuellement, consomment indûment votre temps. Pour cela, vous allez devoir vous livrer à un petit examen méthodique de la façon dont se passent vos journées. Après avoir fait votre auto-diagnostic, vous pourrez éliminer ces parasites de votre emploi du temps ou du moins en réduire fortement l'incidence.
Etape 2 : conseils et méthode
La gestion du temps au jour le jour
Maintenant que vous avez une vue d'ensemble de ce à quoi vous voulez parvenir aussi bien sur le plan personnel que professionnel, à court, moyen et long terme, vous allez pouvoir vous donner les moyens de mieux maîtriser votre temps au quotidien :
- Prenez l'habitude de planifier chacune de vos journées. Cela vous prendra moins d'une dizaine de minutes par jour et vous fera gagner un temps considérable.
- Faites cette planification de préférence la veille au soir pour le lendemain. De cette façon, votre inconscient travaillera pour vous dans la soirée et durant la nuit.
- Ecrivez noir sur blanc ce que vous devez faire durant cette journée en notant tout : les rendez-vous, les activités, la durée que vous pensez devoir consacrer à chacune des tâches retenues. Ce dernier point est très important. Généralement, nous avons tendance à sous-estimer le temps que demande nos différentes tâches, si bien qu'à la fin de la journée, nous avons accumulé beaucoup de retard. Ce qui crée du stress et de l'insatisfaction. Que l'on évitera en se faisant une règle du point suivant.
- Ne prévoyez d'occuper que 60 % de votre temps, laissant le reste libre pour les imprévus et les débordements.
- Dégager les priorités de la journée en classant les tâches que vous avez à faire en trois catégories :
A) celles qui sont importantes et urgentes (en fonction de vos objectifs et de ceux liés à votre fonction) et que vous êtes seul(e) à pouvoir accomplir ;
B) celles qui sont d'une importance moyenne et ne présentent pas de caractère d'urgence ;
C) celles qui n'ont pas grande valeur au regard de votre fonction mais qui doivent, malgré tout, être faites : coups de téléphone, travaux routiniers, paperasses...
Par jour, vous ne devez pas prévoir plus d'une ou deux tâches de classe A (3 heures de travail), 2 à 3 tâches de classe B (une heure de travail) et 5 ou 6 tâches de classe C (45 à 60 minutes de travail).
Apprendre à connaître ses biorythmes
Nous avons tous des moments de la journée où nous sommes plus efficaces et où nous travaillons plus aisément. C'est dans ces moments-là que vous devez prévoir de traiter les affaires importantes et urgentes (classe A). Généralement nous somme plus dispos le matin et plus lents après le déjeuner, nous avons un regain de tonus vers le milieu de l'après-midi et sommes plus fatigués en fin de journée. Calez vos activités sur votre propre cycle d'efficacité et réservez les moments de baisse de tonus pour les tâches de classes.
Ménagez-vous une heure de tranquillité pendant laquelle vous ne serez pas du tout dérangé et pourrez vous concentrer tout à votre aise sur une tâche importante (classe A). Au contraire, réservez les moments où vous êtes souvent interrompus dans votre travail pour des tâches de classe C. Votre heure de tranquillité doit être inscrite dans votre emploi du temps comme n'importe quel autre rendez-vous important. C'est la seule façon de la respecter à coup sûr et de la faire respecter par les autres.
Faites régulièrement de courtes pauses d'une dizaine de minutes. Prévoyez ces pauses dans votre emploi du temps et, si possible, profitez-en pour respirer. Vous n'en travaillerez que mieux après.
Savoir déléguer
Si vous occupez un poste de direction ou de cadre, apprenez à déléguer. Vous gagnerez du temps. L'autre avantage, c'est qu'en déléguant, vous stimulerez la motivation de vos collaborateurs, leur autonomie, leurs compétences et leur satisfaction personnelle au travail. Déléguez autant et aussi souvent que possible des tâches à court terme, mais aussi des tâches à moyen terme et même à long terme qui permettent à vos collaborateurs d'exercer leur sens des responsabilités.
Vous connaissez maintenant les grands principes d'une bonne gestion du temps, reste à les appliquer et, pour cela, à vous auto-discipliner. C'est à ce prix que vous retrouverez la sensation de maîtriser votre temps et, du coup, celle de maîtriser votre vie.
Anne le Deschault
A retenir
- Définissez votre conception de la vie et vos buts dans l'existence.
- Etablissez vos objectifs, à court, moyen et long terme.
- Dégager vos priorités et donnez vous des délais.
- Débusquer les " mangeurs de temps ".
- Planifier par écrit chacune de vos journées.
- Faites-le la veille pour le lendemain.
- Dégagez vos priorités de la journée en fonction de vos objectifs.
-Tenez compte de votre rythme d'efficacité.
- Réservez-vous une heure par jour de tranquillité.
- Apprenez à déléguer.
Pour en savoir plus
"Maîtriser votre temps" de Lothar J. Seiwert, éditions d'Organisation
"Le temps, c'est de l'argent et du plaisir" de Nicolas. InterEditions
"Mieux gérer son temps" de Gamonnet, éditions d'Organisation
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